من 3 أيام في إكسل إلى لوحة معلومات في 10 ثوانٍ

الإجابة المختصرة

كانت منشأة مزدحمة تدير أرقامها على ملفات إكسل مشتركة، وكان التقرير الأسبوعي يستغرق نحو ثلاثة أيام من الجمع وإعادة الكتابة. بنينا نقطة بيع ومعها لوحة معلومات للمديرة. والآن تُفتح الأرقام نفسها في نحو عشر ثوانٍ، لأن كل عملية بيع تُسجَّل مرة واحدة، عند الكاونتر.

1. التقرير الذي كان يستغرق ثلاثة أيام

كان العمل مزدحمًا عند الباب، والسجلات لا تلحق به. كل شيء كان في ملف إكسل مشترك يستطيع أي شخص معه الرابط أن يعدّله. وكل أسبوع يتكرر المشهد نفسه:

• جمع الأوراق المكتوبة من كل كاونتر.
• إعادة كتابتها في ثلاثة ملفات مختلفة.
• تخمين أعداد الزوار التي لم يحصها أحد.
• الاتصال بالفروع لتفسير سبب اختلاف الإجماليات.
• إرسال التقرير، وقد صار قديمًا.

ثلاثة ملفات تعطي ثلاثة إجماليات مختلفة، ولا أحد يعرف أيها الصحيح. والضريبة كانت مدموجة في السعر وتُحسب لاحقًا. وإذا غيّر أحدهم سعرًا، فلا سجل يبيّن مَن غيّره ولماذا.

2. ما الذي بنيناه؟

لم نبنِ جدول بيانات أفضل. نقلنا التسجيل إلى المكان الذي تحدث فيه عملية البيع.

• نقطة بيع عند الكاونتر: كل عملية بيع لها إيصال مرقّم، والضريبة ظاهرة فيه منفصلة.
• العمل دون إنترنت: إذا انقطع الإنترنت يستمر الكاونتر في البيع، ويحفظ كل عملية على الجهاز، ثم يرسلها بالترتيب عند عودة الاتصال.
• سجل للاستثناءات: تعديلات الأسعار المرفوضة والمبالغ المستردة الموافق عليها تُسجَّل: مَن، ومتى، ولماذا.
• لوحة معلومات للمديرة: الزوار والمبيعات والضريبة وكل فرع على شاشة واحدة.

3. ما الذي تراه المديرة الآن؟

تفتح لوحة المعلومات فتجد الأسبوع أمامها: كم زائرًا جاء، وماذا بيع، وكم بلغت الضريبة، فرعًا فرعًا. لا أحد يُعِدّ التقرير بعد الآن، لأن الأرقام تُسجَّل أثناء العمل نفسه. ما كان يستغرق نحو ثلاثة أيام من الجمع وإعادة الكتابة صار يُفتح في نحو عشر ثوانٍ.

4. ما الذي جعله ينجح؟

ثلاثة أشياء كانت أهم من الرسوم البيانية:

• سجِّل مرة واحدة، عند المصدر. الرقم الذي يُكتب مرتين سيكون خاطئًا في مكان ما.
• اتفق على معنى كل رقم. الزائر والبيع والمبلغ المسترد، لكل منها تعريف واحد قبل تصميم أي شاشة.
• استمر في البيع إذا انقطع الإنترنت. إذا توقف الكاونتر عاد الموظفون إلى الورق، والورق يحتاج إلى من يكتبه من جديد.

5. أسئلة يطرحها الناس

ذات صلة